Valkuilen facilitaire kosten kengetallen & benchmarking

Waar moet u op letten bij het interpreteren van de facilitaire benchmark cijfers of kengetallen die u krijgt in het gratis toegankelijke deel van de Facana database?

Garbage in = garbage out

Voerde u de juiste getallen in? Benchmarken is een vergelijkingsproces. Het succes van een vergelijkingsproces valt of staat met het hanteren van goede definities en afspraken. De Facana database hanteert de standaard definities conform de NEN2748 en de NEN2745. Om tot een goede vergelijking te komen, zult u er zeker van moeten zijn ruwe data zoals de cijfers uit uw grootboek juist worden vertaald naar de NEN2748 of NEN2745. Dit geldt ook voor die gevallen waar de NEN definities niet eenduidig zijn.
Ook zaken als afschrijvingsmethodiek kunnen een behoorlijk effect kunnen hebben op de kostprijs en daarmee uw kengetallen. De effecten van deze aspecten dient u goed in beeld te houden wanneer u uw eigen facilitaire kosten vergelijkt ten opzichte van de Facana database.

Zonder prestatiedata verkeerde vergelijking

Zijn uw facilitaire kosten kengetallen of benchmark resultaten nog steeds zo goed of slecht als u het prestatieniveau mee zou nemen? Het gratis toegankelijke deel van de Facana database geeft u alleen inzicht in de facilitaire kosten kengetallen. Een kosten kengetal zonder een beeld te hebben van de kwaliteit van de geleverde prestatie c.q. het serviceniveau zegt echter weinig. De marktconforme schoonmaakkosten voor een premium serviceniveau (24-uurs schoonmaak) zullen echt anders zijn dan voor een economic serviceniveau (1x per week). In het besloten deel van de Facana database zijn ook prestatiegegevens toegevoegd aan de kosten kengetallen.

Onzekerheid over de juiste referentiegroep

Zijn uw facilitaire kosten kengetallen of benchmark resultaten nog steeds zo goed of slecht als u met de juiste referentiegroep zou vergelijken? Een juiste referentiegroep vertoont kenmerken die overeenkomen met de organisatie, de aard van het proces, de aard van de huisvesting en de kwaliteit van de geleverde diensten. Dat gaat verder dan alleen de totale oppervlakte en het aantal werkplekken die in het gratis toegankelijke deel van de Facana database beschikbaar zijn. In het besloten deel van de Facana database kunt u wel uw referentiegroep selecteren op de hiervoor genoemde aspecten.

De juiste aanpak voor de juiste conclusies

Benchmarking facilitymanagement is een veelomvattend proces is dat zorgvuldig doorlopen moet worden. Juist daarom wordt Twynstra Gudde Facilitymanagement Advies door organisaties gevraagd voor begeleiding.

Twynstra Gudde zorgt in facilitymanagement benchmarking trajecten voor ondersteuning op:

• Aanpak (activiteiten, doorlooptijd, valkuilen)
• Inhoud (uitgangspunten, detailniveau, NEN2748, validatie invoer)
• Analyse en rapportages opstellen (welke informatie/output is relevant)
• Begeleiding van project (transparantie, vergelijkbaarheid, selecties)
• Inzicht in Best Practices van de juiste referentiegroep

Daarbij zet Twynstra Gudde door haar ontwikkelde instrumenten in:

• Converstietabel grootboekrekening naar NEN2748 en NEN2745 
• Vragenlijst (tav organisatie, aantallen, prestatieniveau’s, kwaliteit)
• Webbased internettoepassing om real time inzicht in de kostenopbouw en selecties te maken om te vergelijken en op ieder gewenst niveau te rapporteren